Boas práticas: como fazer as informações corporativas chegarem aos colaboradores
Por: Jussara Loguercio / Idee Informação Corporativa
Muitas empresas veem a comunicação interna como aquela atividade que precisa lotar as caixas de e-mails como informações corporativas, afinal, todos os colaboradores precisam estar bem-informados, certo? Mas, ao mesmo tempo, se queixam que ninguém lê e-mails importantes (ou finge que não lê ou, de fato, não abre determinadas mensagens). Se a empresa que você trabalha é assim, temos duas notícias para dar.
A primeira é que, se na sua empresa a comunicação interna é feita basicamente por comunicações via e-mail, temos um problema. Embora muitas organizações tradicionais sejam apegadas ao e-mail como principal canal de comunicação interna (e isso é cultural, até pela importância histórica do e-mail na evolução da comunicação), quando ele vira um pesadelo, porque está sempre lotado, acaba influenciando na agilidade e na produtividade das equipes.
A outra notícia é que, muito mais do que enviar mensagens corporativas, a comunicação interna é um pilar estratégico e vai além de comunicar. Trata-se de relacionamento, engajamento, motivação. Quando as organizações entendem esse viés e a relevância de manter vivo o relacionamento e a troca com os colaboradores, conseguem alcançar muitos objetivos, entre eles:
– Equipe alinhada com a ideologia e as metas da empresa
– Transparência e mais confiança do time para com a gestão
– Maior produtividade e desempenho das áreas, já que com informações claras todos conseguem executar melhor suas tarefas
– Mais integração entre as equipes, uma vez que a falha ou falta de comunicação será mínima ou nula e não interferirá nas atividades
– Colaboradores mais engajados e motivados, pois estarão a par de tudo o que é importante (mudanças, problemas, metas, novas diretrizes, etc.)
Mas você deve estar se perguntando: como vou engajar, motivar e me relacionar através da comunicação interna? Se não devemos usar tanto o e-mail, como garantir que as informações necessárias cheguem a todos? Bem, quem pode responder isso são os próprios colaboradores.
Cada organização é única e tem em seu quadro pessoas com perfis múltiplos – e isso é ótimo para os negócios -, desde os mais conservadores até os mais descolados. Conforme o perfil predominante (ou os perfis), o formato da comunicação precisa ser pensado para ser atrativo e chegar até esse público.
O primeiro passo, então, é identificar o perfil (ou perfis) dos colaboradores que atuam em sua empresa e, após, entender quais formatos de comunicação “conversam” melhor com cada um deles. Aqui, queremos frisar “quais formatos”, da frase anterior, pois nunca devemos apostar em um canal único para a comunicação interna.
Canais de comunicação interna: quais adotar
A tecnologia tem contribuído com diversas ferramentas que apoiam e facilitam os processos de comunicação interna das organizações. Algumas conseguem tornar as comunicações leves e descontraídas, o que diminui o “peso” causado pela quantidade diária de “avisos importantes”.
Porém, é fundamental olhar para as soluções e analisar quais fazem sentido e podem apresentar os melhores resultados em cada cenário. É preciso ter claro o objetivo de cada comunicação (engajar, motivar, alinhar) e quem é o público que vai receber a informação para fazer a melhor escolha.
Dito isso, vamos conhecer alguns canais? Apresentamos a seguir alguns meios pelos quais as informações podem chegar até o colaborador. Uma empresa não precisa (nem deve) adotar todos, mas precisa (e deve) analisar quais se encaixam melhor para os perfis de público que receberão as comunicações.
E-mail: Sem dúvida é uma ferramenta-chave. Mas deve ser usada com moderação, para comunicações mais direcionadas e que não precisam de retorno ou confirmação. Assim, no meio das inúmeras mensagens diárias no e-mail, todos saberão que quando chegar um “comunicado” é porque ele é importante.
Intranet: Trata-se de um canal mais clássico. Não tem o objetivo de comunicados direcionados, mas de compartilhar lembretes, treinamentos e armazenar informações institucionais, de processos e outros arquivos, interligando diferentes unidades e departamentos por meio de um portal com informações centralizadas e padronizadas.
Rede social corporativa: Um canal colaborativo, que gera engajamento e interatividade. Seu formato leve e atrativo favorece a participação ativa dos colaboradores, que podem compartilhar informações de seus setores ou filiais, como eventos, visitas, treinamentos em andamento, etc. A comunicação horizontal aproxima equipes de diferentes departamentos e todos se tornam criadores de conteúdo. Vale apostar em um bom treinamento, manual de utilização e código de conduta antes da implementação.
Mural físico: Pode parecer obsoleto, mas em empresas onde nem todos os colaboradores têm acesso a e-mails ou internet durante o expediente (como indústrias e fábricas), é uma ótima alternativa e com baixo investimento. Mesmo para aqueles que têm acesso ao digital, um mural em locais estratégicos e de grande circulação é ideal para compartilhar notícias, lembretes, aniversários e avisos diversos. Para chamar atenção, vale caprichar no layout e utilizar textos curtos, com linguagem simples. Atenção para manter o mural atualizado.
TV corporativa: Quando bem estruturada e instalada em locais estratégicos, pode até mesmo substituir o mural físico. Ideal para lembretes, informações sobre o dia a dia de trabalho, avisos, aniversários, datas de eventos e notícias. A dinâmica e a possibilidade de reproduzir vídeos pode ampliar as aplicações, servindo como canal para divulgar campanhas, fazer treinamentos, informar regras, ideologia e até fazer ações de gamificação, fortalecendo a cultura organizacional.
Newsletter (impressa ou digital): Normalmente produzida a cada 15 dias ou mensalmente, as newsletter são os famosos jornais internos. É um formato interessante para centralizar notícias e acontecimentos relevantes da empresa, mantendo os colaboradores informados. Devido ao alto custo de impressão, normalmente é adotado em formato digital, com algumas unidades impressas para exposição em murais.
Reuniões e videoconferências: Muito comuns nas empresas (às vezes até demais), reuniões presenciais pontuais ou, em caso de times distantes fisicamente, as videoconferências são importantes ferramentas para alinhamentos e organização de demandas entre times específicos. Um encontro de poucos minutos pode evitar uma infinidade de e-mails e ruídos, além de esclarecer rapidamente dúvidas e ainda integrar as equipes.
Aplicativos corporativos: Tendência para uma realidade onde as pessoas fazem tudo pelo smartphone. Muitas empresas já fornecem celular corporativo para alguns grupos de colaboradores, mas essa tecnologia ainda esbarra na necessidade do uso do celular pessoal no trabalho pela maioria das pessoas. Porém, é uma ferramenta diferenciada e que pode contribuir muito para recados e lembretes, divulgar eventos, datas importantes e até mesmo para realização de pesquisas de opinião, avaliações e gerenciar projetos.
Aplicativos e softwares de mensagens instantâneas: Fundamentais para fornecer agilidade e garantir a fluidez na rotina do trabalho. A comunicação em tempo real pode evitar e-mails desnecessários e até reuniões, aumentando a produtividade das equipes.
Além das principais ferramentas que apresentamos acima, ainda poderíamos citar inúmeras outras, como lives, caixas de sugestões, encontros de integrações, manual do colaborador, código de conduta e ética (entre outros documentos), pesquisas de satisfação e treinamentos, que também são auxiliares importantes no processo de comunicação interna.
A combinação dos canais certos, junto a outras iniciativas de gestão – como a preparação das lideranças para serem embaixadores da comunicação –, resulta em um time com sintonia, no qual todos se sentem parte ativa e importante no crescimento e nas conquistas da organização.
A Idee Informação Corporativa é uma agência com expertise em assessoria de imprensa e comunicação corporativa – com foco em branding e comunicação interna. São 20 anos de história, ajudando clientes de diversos segmentos a se posicionarem e entregarem suas mensagens de maneira clara, por meio dos canais corretos para cada público-alvo.
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